Como, Quando e Porque Automatizar e Implantar Sistema ERP?

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A Implantação de um Sistema ERP nas empresas passa por diversas etapas antes mesmo da escolha do fornecedor do software, sendo que o primeiro passo é a identificação do momento certo e os benefícios da adesão ao Sistema Integrado de Gestão Empresarial. É preciso levar em conta diversos fatores internos sobre a empresa, bem como analisar as vantagens que o software pode trazer de fato para a organização. Neste artigo vamos discutir os principais pontos, através de perguntas e exemplos, para colaborar com o processo de implantação de um sistema ERP na sua empresa.

 

Como funciona um ERP?–Sistema Integrado de Gestão Empresarial

Para começar, é preciso ter claro o conceito de ERP. O Software de Gestão Empresarial ERP é um sistema de gestão administrativa, financeira e comercial que funciona de forma integrada: uma venda gera uma ordem de serviço ou fabricação, encadeia a requisição de mão de obra, peça ou material, que reduz o estoque ou gera uma requisição de compra e alimenta o setor financeiro para prever os gastos e recebimentos. Desta maneira, um sistema ERP permite planejar, controlar os gastos, otimizar os processos de produção e assim por diante, possibilitando a melhoria da gestão e da tomada das decisões, pontos fundamentais para o crescimento da empresa.

Quando Implantar um Sistema ERP?

A necessidade de implantação de um sistema ERP se dá, na maioria das vezes, quando a situação na empresa está fora de controle, seja em relação a dificuldade de acesso às informações ou seja devido a falta de integração entre os setores. Assim, basta alguns questionamentos para identificar esse cenário:

1.    Informação: Consigo obter as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura, sem aquelas incontáveis e intermináveis cobranças ou reuniões improdutivas? Dependo de muitas pessoas para obter as informações? Perco vendas ou atendo os clientes de forma não satisfatória por falta de informação?

2.    Financeiro: O que tenho exatamente a receber e a pagar hoje, a curto, médio e longo prazos? Consigo planejar as compras, vendas, recebimento e pagamentos (fluxo de caixa)?

3.    Qualidade: Atendo os clientes com qualidade? Cumpro o prazo de entrega e entrego exatamente o que vendi? Qual é o tempo total gasto no ciclo venda, produção, entrega e recebimento?

4.    Controle: Qual é o meu estoque de produtos? Os estoques estão muito altos? Quais são os produtos sem giro há tempos? Quais produtos ou serviços são rentáveis? Qual é o meu custo?

5.    Custo-Benefício: Para decidir se vale a pena implantar um sistema integrado de gestão empresarial, basta analisar o custo-benefício: Quanto dinheiro estou perdendo x Quanto dinheiro há disponível para investir na melhoria dos processos? Quanto dinheiro vou economizar e ganhar com melhoria na gestão e qualidade no atendimento aos clientes?

 

Porque Implantar um ERP?

Confira as principais vantagens de Implantar um sistema integrado de gestão administrativa, comercial e financeira:

·    Eliminação de retrabalhos ou redundância de atividades, ou seja, evita ter que imputar a mesma informação duas vezes, utilizando duas pessoas e correndo o risco de erro. Essa é a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os mesmos dados são discrepantes, não se casam;

·    Elimina processos manuais e dá agilidade, velocidade na execução das tarefas;

·    Padroniza os procedimentos operacionais e otimiza o fluxo da informação, reduz o tempo de execução, melhora a qualidade dos serviços e aumenta a produtividade das pessoas;

·    Tomada de decisões rápidas e seguras: reduz e melhora o tempo de resposta a clientes, fornecedores, bancos, etc;

·    Aumenta a quantidade, qualidade e confiabilidade das informações;

·    Redução do tempo de reuniões, redução de estoques, redução de custos, reduz as incertezas, etc.

 

Conclusão

A implantação de um sistema ERP propicia diversas melhorias perceptíveis a uma organização, entre elas está a maior confiabilidade dos dados, atualizados em tempo real e sem retrabalho. Ao agilizar e padronizar todos os processos de venda, produção, compras, controle de estoque, faturamento e recebimentos e pagamentos, a empresa tem os dados necessários para planejar, diminuir custos e melhorar os processos de produção. O tempo e o processo de tomada de decisão também ganha nova dinâmica devido a confiabilidade e rapidez na obtenção de dados.

 

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